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Sharp fait évoluer sa solution Cloud
Monde - 21/12/2017

Sharp lance une nouvelle version du Cloud Portal Office, sa solution de gestion documentaire conçue pour les PME, qui permet d'accroître le champ d'automatisation de certaines tâches administratives et de traitement des données. Objectif : gagner en temps et en productivité. En plus d'être un répertoire accessible permettant de stocker toutes sortes de fichiers, il propose des fonctionnalités pour améliorer la gestion documentaire, parmi lesquelles la possibilité d'automatiser des tâches manuelles et répétitives grâce aux outils de l'offre « Optimised Software ».

L'administratif impliquant de conserver encore une quantité importante de documents papier, ou même de cumuler indifféremment documents digitaux et papier, cette abondance de formats différents peut engendrer erreurs humaines et perte de temps. Pour palier ces contraintes, la solution vise à sauvegarder le contenu d'un scan, numériser toutes sortes de documents et les transférer à des collaborateurs (ou groupes de collaborateurs) selon des règles prédéfinies, et des fonctions paramétrables. 

 

Numérisation de courrier et des factures : délais de traitement raccourcis 

Sur la partie courrier, illustre Sharp, l'activité peut être numérisée via un système multifonctions, grâce à l'application de reconnaissance optique (Optical Character Recognition ou OCR). Les informations importantes du courrier (adresse, destinataire, objet du courrier, date, etc.) sont extraites, avant que le document ne soit numérisé dans le dossier partagé du destinataire du courrier, qui reçoit une notification et un lien web pour y accéder. Une fois enregistré sur le serveur, le courrier est suivi afin de collecter les données sur la façon dont les informations circulent au sein de l'entreprise. Second exemple : le traitement des factures peut également s'en trouver décomplexifié : numérisées à l'aide d'un système multifonctions Sharp et du module « Advanced Data Extraction », les factures profitent de la reconnaissance optique de caractères. Les informations sont digitalisées et associées automatiquement aux numéros de commande déjà enregistrés. Celles-ci sont ensuite stockées sur le CPO, et la personne en charge du paiement reçoit une notification. Une fois cette dernière approuvée, le système de comptabilité est mis à jour, et la facture peut finalement être payée.

 

 

 


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Sharp lance une nouvelle version de sa solution Cloud

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