Quels sont les risques d’utiliser sa carte personnelle pour les dépenses professionnelles ?

Qui n’a jamais perdu une demi-heure à réaliser une ou plusieurs notes de frais ? Pour de nombreux salariés, cette opération, souvent fastidieuse, rime aussi bien avec la perte de productivité que la dépense imprévue. En France, un salarié avance en moyenne 2 545 € de frais professionnels chaque année. Selon SAP Concur, les notes de frais présentent un manque de visibilité et de traçabilité : deux collaborateurs sur dix les présenteraient non conformes ou frauduleuses. Ce qui représente à la fois une opacité globale dans l’analyse des frais et une perte de revenus pour l’entreprise de l’ordre de 5 % en moyenne chaque année.

Pendant les premiers temps de la crise sanitaire, l’équipement d’urgence en périphériques, fournitures et sièges s’est fait de façon anarchique, en dehors de canaux classiques de distribution BtoB. Cet exemple montre que lorsqu’ils doivent utiliser leur carte personnelle, les collaborateurs s’affranchissent le plus souvent des recommandations de travailler avec les fournisseurs sous contrats. Un fonctionnement qui a une incidence négative sur les contrats négociés sur la base d’un volume d’achats. À la fin de l’année, cela se traduit alternativement par des pénalités financières et/ou la non-atteinte des objectifs déclenchant des remises négociées.

L’enveloppe budgétaire allouée aux salariés pour s’équiper en télétravail l’a prouvé : demander au collaborateur d’avancer ses frais échappe parfois au contrôle de l’entreprise. Pire encore, cela fait de celui-ci une source de trésorerie et risque de le placer en difficulté financière. Or, le Code du travail est assez clair sur le fait que la responsabilité de l’employeur pourrait être recherchée si le salarié subit un préjudice causé par le retard intervenu dans le remboursement des sommes dues. En cas d’inexécution ou de mauvaise exécution par l’employeur de ses obligations, celui-ci engage sa responsabilité sans qu’il soit nécessaire d’établir une intention de nuire.

Des directions financières aux ressources humaines, en passant par la comptabilité et les directions achats, l’ensemble des services peut être exposé à des risques de nature différente : au mieux une perte d’avantages, au pire des difficultés à se justifier fiscalement. À cela s’ajoute enfin la question sécuritaire. Si la carte personnelle est utilisée lors des déplacements, le salarié risque de ne pas pouvoir bénéficier des assurances négociées dans le cadre de la politique de voyages ni d’une éventuelle solution de remplacement rapide. Afin de prévenir tous ces risques, les cartes professionnelles constituent une solution de efficace pour protéger les équipes, contrôler plus facilement les dépenses et négocier les contrats avec les fournisseurs.