Casiers connectés, des services au plus près des collaborateurs

Version 2.0 du traditionnel casier, le compartiment connecté ne se limite plus simplement au rangement. Entre offre de services, dématérialisation et gestion intelligente du matériel, ce concentré de technologie est à la croisée des chemins de plusieurs problématiques en entreprise.

Scanner un QR code pour déverrouiller la porte du casier d’un point relais est devenu un geste presque ordinaire pour des milliers de consommateurs en ligne. Un peu partout, les casiers connectés essaiment pour le retrait de colis, de paniers garnis frais, ou le stockage de bagages. Au bureau aussi, le recours à ces solutions fait désormais son chemin. Sous l’impulsion d’un e-commerce en plein essor, et encore plus depuis la généralisation du télétravail, les services de conciergerie en entreprise ont probablement été les premiers à être concernés par cette transformation. Que faire d’un colis livré alors que le salarié ne revient que la semaine suivante ? La livraison au bureau, boudée par les salariés (seuls 3 % réceptionnent leurs paquets personnels au travail selon les chiffres publiés par la Fevad en 2020), cristallise les réticences quant à la confidentialité du contenu de leur courrier. Aura-t-il été lu ou ouvert ? La personne à l’accueil chargée de me remettre ce colis sera-t-elle présente ? Comment s’assurer qu’il a bien été livré et pas perdu ?

« Les casiers connectés permettent de mettre de l’huile dans les engrenages logistiques et opérationnels des entreprises » Cyril Huet, My Check Experience 

Le recours aux casiers connectés élimine toutes ces questions puisque le système automatisé gère et fait le lien entre tous les intermédiaires : la conciergerie, l’utilisateur et le prestataire. L’entreprise My Check Expérience, spécialisée dans la conception de solutions RFID, travaille à l’intégration de services tiers directement dans le mode de gestion de leurs appareils. « Nous avons élaboré, avec des partenaires comme Bien-être à la carte (du groupe LaPoste), des logiciels intégrés pour passer une commande au pressing par exemple. Les casiers deviennent une sorte de prolongement de leur activité. Pour l’utilisateur, il suffit de déposer sa veste ou sa chemise et de venir la récupérer propre, l’appareil s’occupe du reste », explique Cyril Huet, cofondateur de My Check Expérience.

Un tiers de confiance connecté

L’ajout de la technologie constitue donc l’avantage principal par rapport au casier de stockage traditionnel. Un grand nombre d’acteurs du secteur mise en effet sur la traçabilité et la sécurité (voir encadré) de ce service. Pour son offre de casiers, Ricoh s’appuie par exemple sur ses dispositifs Smart Mail et Parcel ­Lockers. La technologie RFID de verrouillage numérique, sans clé, associée au réseau informatique, assure l’information et le suivi du contenu en temps réel. Le principe est simple : un collaborateur, livreur ou prestataire dépose quelque chose et en définit le destinataire. Celui-ci est alerté automatiquement par mail ou SMS qu’il peut venir récupérer le contenu à l’aide d’un code unique ou du badge nominatif de l’entreprise. Concrètement, l’utilisation de ces solutions permet de rationaliser en même temps que de rassurer. Covid-19 oblige, pas de contact direct entre les utilisateurs. Le contenu est sécurisé et peut être retiré à toute heure, sans nécessiter la présence d’une ­personne responsable.

Des usages multiples

Au-delà de la conciergerie, le casier connecté répond à d’autres besoins en suivant le même mode de fonctionnement. Installé au sous-sol, à côté du parking ou du garage à vélo, il permet au collaborateur de stocker son casque de moto ou de vélo. Certains modèles de casiers comme la marque SmartLockers intègrent même un système de recharge pour les batteries de vélo. À l’accueil, outre les usages de conciergerie connectée, il sert également d’emplacements vestiaires plus classiques. Avec SmartDay, Ricoh propose des consignes au format « piscine », c’est-à-dire réservables au jour le jour depuis un écran tactile ou via tablette et smartphone. Une fois à son poste de travail, le salarié peut aussi se servir du casier électronique comme d’une boîte aux lettres sécurisée. « En pleine ère du travail hybride, c’est un moyen de soutenir les échanges asynchrones entre les différents utilisateurs », détaille Cyril Huet. N’importe quel document ou objet prêté peut ainsi être déposé dans le casier et déverrouillé uniquement par son destinataire lorsqu’il reviendra en présentiel.

L’approche smart building

Avec l’accroissement de la mobilité professionnelle et des méthodes de travail plus souples, cette solution présente un double avantage, tant du point de vue de l’entreprise que de celui du salarié. « Les casiers connectés mettent de l’huile dans les engrenages logistiques et opérationnels des entreprises, de supprimer des irritants et des points de contact trop importants », analyse Cyril Huet. Gestion de l’espace de travail, du courrier et des colis entrants, des stocks de périphériques ou d’équipements onéreux : pour les services généraux et les office managers, l’automatisation des activités les plus chronophages permet de gagner en efficacité. L’équation dépôt-notification-retrait, proposée par les acteurs, suit la tendance à la dématérialisation. L’attribution des boîtes aux salariés est automatique. Pour les grandes et moyennes entreprises, finis les laborieux tableurs répertoriant des centaines de collaborateurs avec leurs casiers, et dont la mise à jour est un casse-tête. Plus besoin non plus d’acheter (et de racheter) des cadenas à chaque perte ou arrivée d’un nouveau salarié. Ni de changer les codes mécaniques, ou les piles d’une serrure électronique.

Revaloriser des cœurs de métier

Le recours au casier connecté fluidifie certains échanges. Mais surtout, il recentre les activités des salariés qui gèrent ces scories, sur leur véritable cœur de métier. Le suivi du matériel informatique incarne probablement le mieux la valeur ajoutée de ces boîtes, notamment pour les grandes structures. « La gestion d’un parc IT et l’intégration des nouvelles recrues représentent l’un des cas d’usages majeurs sur lesquels nous avons travaillé. […] Dans une campagne de déploiement de matériels informatiques, il faut pouvoir fournir rapidement le kit nécessaire aux utilisateurs. », détaille Nicolas Houel-Devienne, consultant en solutions IT, à propos des casiers connectés développés par My Connected Compagny. L’entreprise a ainsi mis au point My Connected Wall, une solution interconnectée avec les outils de gestion des services informatiques qui permet de garder une base de données du matériel à jour. Pour les employés, c’est un gain de temps et de productivité : en cas de commande ou de réparation de matériel, les DSI ne sont plus sollicités que par le biais d’un ticket de SAV. Les services informatiques peuvent donc se concentrer plus facilement sur d’autres missions à enjeux, comme le déploiement d’une digital workplace.

Des services pour les salariés

Dans le contexte du travail hybride, le retour au bureau s’accompagne d’une attention accrue à l’expérience collaborateur. Conjugués à l’approche flex office des locaux, les casiers connectés s’inscrivent parfaitement dans les nouvelles approches d’aménagement des bureaux. « L’installation de casiers traditionnels est quasi systématique dans nos projets d’aménagement. Mais leur taille est imposante et on constate qu’ils sont très peu utilisés, ou seulement pour la manipulation de petits objets », observe Olivier Cros, directeur de la section Stratégie de l’environnement de travail chez CBRE. En réponse à ces problèmes d’usage, le passage au tout connecté permet d’ajouter des services en phase avec le nouveau rapport au bureau. Grâce à la gestion intelligente des casiers libres et occupés, cette solution évite les boîtes inutilisées et libère de l’espace au sol. Pressing, vestiaire, stockage sécurisé, maintenance du matériel IT, recharge de batteries, l’éventail des possibilités se multiplie car le système reste intuitif (par l’intermédiaire d’un SMS, d’un mail ou d’une application). Un cercle vertueux qui lui assure de rester rentable pour les entreprises. À l’heure où les bureaux doivent prouver leur attractivité, les casiers connectés permettent de rapprocher les services des collaborateurs et de les placer au cœur des environnements de travail.